Elementos básicos de modelagem para padronização de processos

Os processos de um negócio constituem-se como um conjunto de atividades inter-relacionadas que visam transformar entradas (ex.: informações, insumos, infraestrutura) em saídas (resultados) que agregam valor aos clientes e à organização como um todo.

Basicamente, as organizações possuem 3 tipos de processos em sua rotina de funcionamento: Os processos finalísticos, que são aqueles que geram valor diretamente ao cliente (ex.: venda de produtos e serviços, atendimento ao cliente, fabricação de bens). Já os processos de suporte são aqueles que não agregam valor diretamente ao cliente, mas apoiam a realização dos processos finalísticos e/ou outros processos de suporte (ex.: recrutamento e seleção, aquisição de produtos, contas a pagar/receber). Por fim, os processos de gestão, que são aqueles focados voltados ao planejamento, monitoramento, controle e avaliação dos resultados obtidos pelo negócio (ex.: planejamento estratégico, avaliação de resultados, monitoramento do desempenho do negócio).

Para garantir que os processos finalísticos, de suporte e de gestão gerem os resultados planejados para a empresa, é de fundamental importância que estes processos aconteçam de forma estruturada e padronizada. Para isso, uma boa prática muito utilizada pelas empresas é a modelagem de processos, que visa criar representações gráficas dos processos a partir do sequenciamento lógico das atividades que o compõem com o objetivo de compreender, analisar e documentar este padrão e utilizá-los sobretudo para fins de treinamento e capacitação das equipes de trabalho.

A fim de que a modelagem de processos possa gerar resultados para a organização, é essencial que 3 aspectos básicos sejam observados:

1. Coleta e análise de informações sobre o processo

Nesta etapa, deve-se coletar informações sobre as atividades que compõem o processo a partir de técnicas como entrevistas, oficinas, análise documental, observação in loco com as pessoas que atuam no processo para entender, por exemplo, o que é feito, como é realizado o trabalho, onde é feito, quem é o responsável pela execução, o porquê o processo acontece desta forma, os recursos necessários e que regras e políticas internas e externas devem ser seguidas para executar o trabalho.

2. Desenho do processo – Estado atual

Após coleta e análise das informações sobre o processo, agora é hora de desenhar o fluxo do processo, ou seja, como ele é sequencialmente realizado atualmente. Para elaborar este desenho de forma gráfica, é possível utilizar diversos tipos de notação, onde as mais comuns são: Fluxograma e BPMN (Business Process Model and Notation). Nesta etapa deve também ser estruturada as oportunidades de melhoria no fluxo atual de trabalho para subsidiar a etapa seguinte.

3. Desenho do processo – Estado futuro

O desenho do estado futuro do processo tem como objetivo propor uma transformação na forma como o trabalho atual é realizado, visando por exemplo eliminar atividades que não agregam valor ao negócio, reduzir e/ou eliminar gargalos, simplificar a rotina de trabalho e com isso até otimizar o tempo de execução do processo.

Após realizar a coleta e análise das informações sobre o processo, desenhar o fluxo do processo atual e propor um novo desenho do estado futuro do processo com melhorias a serem incorporadas para otimização da rotina de trabalho, a empresa fará a validação da proposta de mudança do processo e documentará o novo padrão de execução do processo a fim de treinar e capacitar as pessoas para sua correta operacionalização.

Com a implementação da boa prática de modelagem de processos, as empresas terão vários benefícios, como: Otimização do trabalho da equipe, maior fluidez na execução das atividades e padronização da rotina de trabalho.