Planejamento da equipe de trabalho

Para que uma organização possa executar os processos necessários à fabricação e venda de produtos ou à prestação serviços aos seus clientes, ela precisa planejar de forma adequada o quadro de colaboradores necessário por área (vendas, compras, produção, financeiro, etc.), unidade de negócio, linha de produto/serviço, etc. As pessoas representam o principal ativo de uma organização que tem como propósito se perpetuar a partir de um componente que mais dificilmente pode ser copiado em um mercado de constante e acirrada concorrência: o capital intelectual das pessoas que compõem a empresa.

Um aspecto fundamental neste planejamento é a Definição das Competências necessárias para a execução das atividades de cada cargo e função a fim de garantir a alocação da pessoa certa no lugar certo. Esta informação embasará o Processo de Recrutamento e Seleção para que a empresa possa captar no mercado (ou internamente) a pessoa adequada para a execução do trabalho. Estas competências devem estar alinhadas às necessidades do negócio, bem como ao seu planejamento estratégico e operacional. Aqui cabe a seguinte análise: Quais as competências técnicas, estratégicas e comportamentais que os colaboradores de sua empresa precisam ter/desenvolver para levar seu negócio a alcançar os resultados planejados? Realizar o Mapeamento das Competências para os cargos e funções é uma estratégia para que as organizações possam determinar quais as competências essenciais ao seu time.

Outro fator essencial neste contexto é definir o conjunto de atribuições, responsabilidades e autoridades de cada cargo/função a fim de garantir que os resultados planejados sejam alcançados. Determinar a atuação de cada colaborador nos processos de negócio e comunicar adequadamente os objetivos e metas que precisam ser atingidos traz clareza e propósito para a equipe, garantindo que cada pessoa saiba seu papel a e importância de seu trabalho para o sucesso da organização. Além disso, definir adequadamente as atribuições de cada colaborador possibilita a divisão racional das atividades e pode evitar desequilíbrio e sobrecarga de trabalho, o que por sua vez pode levar à exaustão, desmotivação, atraso na execução das tarefas, senso de injustiça entre membros da equipe, etc. Elaborar um Manual de Descrição de Cargos e Funções é uma boa prática adotada pelas empresas para determinar e padronizar o conjunto de atribuições do seu quadro de pessoal, bem como para determinar as competências necessárias e requisitos de acesso ao cargo/função (escolaridade, experiência, treinamentos, etc.).

Após determinar de que forma de dará a atuação de cada cargo/função, é primordial que a empresa desenvolva um Programa de Treinamento para desenvolver nos colaboradores as competências necessárias e prover conhecimento acerca das técnicas, instrumentos de trabalho e dos padrões para execução dos processos de forma eficiente e eficaz a fim de que os objetivos e metas estratégicas e operacionais traçadas sejam alcançadas. Realizar o Levantamento das Necessidades de Treinamento (LNT) é uma prática comum nas organizações para determinar as necessidades de treinamento para desenvolvimento da equipe a partir do feedback dos Gestores, lacunas de competências identificadas nas Avaliações de Desempenho, necessidades de novos conhecimentos para alcance de resultados organizacionais mais efetivos, etc.

Em paralelo ao treinamento da equipe, é preciso garantir que as lideranças setoriais e dos processos estejam continuamente dando suporte às pessoas e acompanhando a execução do trabalho, bem como controlando e monitorando os resultados atingidos para promover as mudanças necessárias, planejar novas ações, revisar planos e metas quando necessário e conduzir sua equipe de trabalho no caminho coerente com os anseios da organização. Um desafio presente em qualquer empresa atualmente é identificar e desenvolver líderes para que possam alcançar resultados através da condução adequada das equipes de trabalho, atuando de maneira coerente com a cultura organizacional, missão e visão estratégica do negócio. Muitas organizações têm adotado a boa prática de desenvolver Programas de Desenvolvimento de Líderes com o propósito de formar e preparar lideranças para conduzir equipes de resultado.

Por fim e não menos importante, no processo de planejamento de seu quadro de colaboradores, a empresa precisa dimensionar de forma adequada a quantidade de pessoas por cargo, setor, unidade de negócio, etc., considerando a natureza e complexidade do trabalho a ser desenvolvido em cada área, os fluxos de trabalho, sua capacidade produtiva, a Projeção de Vendas Anual e os objetivos e metas estratégicas e operacionais delimitadas para garantir que o número de colaboradores em seu quadro seja suficiente para executar com excelência todos os processos necessários à boa condução do negócio. Caso haja um dimensionamento inadequado do quadro de colaboradores, a empresa corre o risco de: 1. Ter mais colaboradores que o necessário para condução dos processos, o que representará maiores custos e despesas que reduzirão as margens de lucro; 2. Ter um quantitativo de colaboradores inferior ao necessário para garantir que o trabalho seja executado e os objetivos e metas atingidos, o que poderá gerar problemas como sobrecarga de trabalho, falhas nos processos, atrasos no atendimento das demandas de mercado e prejuízos financeiros ao negócio. Cabe aqui um estudo abrangente dos processos e fluxos de trabalho para o correto dimensionamento do quadro de colaboradores.

Levando-se em consideração os aspectos citados, percebe-se que o processo de planejamento do quadro de colaboradores de uma empresa vai além de determinar o quantitativo de pessoas para ocupação dos cargos e funções disponíveis. Este planejamento requer estudo, análise e integração com outros processos, como: Mapeamento de Competências, Recrutamento e Seleção, Descrição de Cargos e Funções, Treinamento e Desenvolvimento, Planejamento da Capacidade Produtiva e Estudos de Fluxos de Trabalho para que assim a organização possa alocar as pessoas certas, na quantidade adequada e de acordo com os fluxo de trabalho para garantir que os objetivos e metas estabelecidas para o negócio sejam alcançados. Sem um planejamento adequado da força de trabalho e que esteja coerente com o proposito estratégico da empresa, corre-se o risco de elevação de custos e despesas, o que por sua vez impactará nos resultados financeiros e sustentabilidade do negócio.